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  调查研究
正视差距奋力赶超 抓住机遇跨越发展
发布时间:2015-10-16 字体:【 】  【关闭窗口

  

——关于我县档案工作情况的调研与思考

档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。为推进我县档案工作上台阶、上水平,根据县委要求,今年5月份以来,县人大常委会组成专题调研组,深入县有关部门、乡镇、村社和企事业单位,通过听取汇报、现场查看、座谈走访等形式,对全县档案工作情况开展调研。并到灌南、泗洪、阜宁、宜兴等地进行考察,同时认真学习了档案管理工作方面的有关法律法规和政策规定,就如何在新形势下加快推进我县档案工作跨越发展,进行了积极的探索和思考。现将调研情况报告如下。

一、近年来我县档案工作有了新的进展

近年来,在县委、县政府的领导下,全县各级档案部门紧紧围绕全县工作大局,认真落实上级关于档案工作相关规定和要求,积极推进档案资源体系、安全体系和利用体系建设,努力完善工作机构,开展档案管理,扩展档案资源,推进档案利用,各项工作取得了一定成效。

——档案管理机构得到完善。县档案馆成立于1959420,由县委档案室和县人民委员会档案室合并而成,配备专职干部3人,隶属县委办公室领导。为贯彻落实《档案法》,县档案局于19888月正式挂牌成立,为县政府职能部门,列入政府序列,编制3人。县档案馆归县档案局管理,核定编制12人。2007年县编委批准涟水县档案局()为正科级全民事业单位,参照公务员管理。目前,档案局()为一套班子两块牌子,核定编制数为15人,内设办公室、业务指导、档案管理、编研和征集五个职能科室。

——档案管理工作稳步推进。一是建立了相关制度。县、乡两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度,进一步明确了档案管理的基本要求,促进了档案工作的规范化和制度化。二是明确了管理职责。各部门、各乡镇成立了档案工作领导小组,实行分管领导和档案人员责任制度。人社局等部门还将档案工作纳入机关岗位责任制目标考核,并与年终考核挂钩。三是加强了达标创建。1991年,县档案馆通过省三级馆验收,1993年晋升为省二级档案馆。截至2013年底,我县通过省档案达标验收的单位有32家,其中达“五星”单位有5家。创建省级档案管理示范镇2个、新农村建设档案示范村3个。

——全县档案数量不断增多。2013年下半年,根据县委部署,县“两办”牵头对全县各部门、各乡镇1988年以来的各类文书及专业档案进行了集中清理,共收集整理各类文书档案10.3679万卷(件),专业档案123.1673万卷(件)。另外,县档案馆现馆藏档案起止年代为1698年—2013年,分为7个全宗群,87个全宗,其中史志谱类27卷、民国档案101卷、革命历史档案73卷,文书档案6.4862万卷(件),专业档案2.9894万卷(件),特色档案(党报党刊、名人档案、家谱、字画、照片等)1.865万卷(件)。截至2013年底,加上县档案馆馆藏档案,全县各类文书档案达16.85万卷(件),专业档案126.15万卷(件)。

——档案利用工作取得成效。一是档案利用率有所提高。近几年,县档案馆平均每年接待查档3000余人次,提供利用档案5000余卷次。特别是通过档案查询服务,为退伍军人、企业职工和城南果园、石湖果园、城东林场等单位职工参加养老保险提供了依据。二是档案编研工作有所推进。利用馆藏档案编写了《涟水党史大事记(19272011年)》、《中共涟水县委组织史》、《涟水英烈传》等文献资料,为江苏电视台拍摄《精彩淮安、教育涟水》专题片提供历史素材。三是信息化建设有所加强。县档案馆建立了文件档案检索系统,馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案案卷目录已录入电脑。人社、计生、城建等部门积极推行数字化管理系统,进一步开发了档案信息资源,提高了档案的社会利用率,较好地服务了群众。

二、当前我县档案工作的总体水平不高

我县档案工作取得了一定成绩,但仍面临着很多困难和瓶颈,档案工作总体水平还较低:领导关注度和社会认知度不高,工作整体发展不平衡。馆室建设推进缓慢、硬件支撑不足。档案管理不够规范,队伍力量薄弱。档案信息化发展不快,数字化建设滞后。档案资源开发利用不够,综合服务水平有待提高。我县档案工作与周边先进地区发展水平相比差距较大,与全县经济社会发展速度不相适应,也远不能满足人民群众日益增长的公共服务需求。档案工作中存在的一些突出问题和困难迫切需要认真研究加以解决。

1、重视档案工作氛围尚未形成。受多种因素影响,一段时期内,我县档案工作没有得到应有的重视和关注,2013年以前,大部分单位档案工作发展缓慢,成效不明显。一是部分单位档案意识淡薄。有些单位领导认为档案工作是软指标,无关轻重,不象计生、稳定等工作一票否决,因而思想上重视程度不够,平时很少过问档案工作,对本职范围内的档案工作职责不清楚,对有关档案的法律法规和业务知识了解不深,对本单位档案管理所需的人、财、物保障不足,多数单位没有对档案进行规范化管理。历史上档案被盗、被烧、丢失、泄密、损毁和保管不当等事件时有发生。如有些单位因人事档案丢失,导致一些职工长时间无法办理退休、调动等手续。少数乡镇还因找不到档案无法确定个别村的党员数目及身份。二是档案工作发展不够平衡。各级各部门档案管理水平高低不均,差距较大,相当部分单位还没有意识到差距存在,没有及时落实措施加以改进。从管理主体来看,多数单位档案工作不达标,条管单位普遍好于县直单位,机关单位普遍好于乡镇,村、社区档案管理存在盲区。全县除条管单位外,“两院”、公安、住建、人社、民政、教育、交通等综合实力较强的单位档案管理相对规范。从档案结构来看,各单位档案管理标准不统一,存在着对文书、财务、执法档案的管理相对规范,对声像、科技、实物、电子档案重视不够;有些单位只注重正式文件的收集,忽视对重大活动、重点工作、重点项目等档案资料的收集、整理和归档工作;民生档案的归档范围需要进一步细化,统一集中管理有待不断加强。三是档案宣传工作较为薄弱。档案宣传的活动和载体不多,广度深度不够,相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上。广大机关干部档案观念普遍欠缺,自觉管理、依法收集整理档案资料的意识淡薄,全员参与和支持档案管理的浓厚氛围尚未形成。

2、档案基础设施建设亟待加强。馆室面积不足、硬件条件较差在全县机关、单位普遍存在。一是档案新馆建设迫在眉睫。首先,现馆库存饱和。县档案馆库房建于19868月,建筑面积780平方米。现有库存早已饱和,已远不能满足进馆档案成倍增多的需求。目前,全县还有10余万卷(件)文书档案、120余万卷(件)专业档案及许多民生类档案不能进馆。其次,存在安全隐患。目前县档案馆周围紧靠民房,消防通道不畅。库房墙面破损严重,地板多处裂缝,虽然经过多次维修,雨天库房屋顶仍有渗漏现象,严重影响档案的安全管护。第三,装备设备简陋。县档案馆正在使用的档案装具密集架仅有两套,容积150立方米,其他均为较为破旧的铁质和木质档案箱、资料橱、报纸橱。档案保护设施落后,全馆仅有除湿机2台、空调机4台、灭火器12只。档案设备仅有复印机1台、电脑6套,无扫描仪、摄像机、照相机、电子文件服务器等现代设备。这几年,我县周边的灌南、泗洪、沭阳、淮安区等地陆续兴建了档案新馆,阜宁等多地新馆也正在筹建之中。可以说,加快我县档案新馆建设是当务之急,也是形势所趋。二是基层单位档案硬件参次不齐。多数单位档案室在面积和保温、隔热、防潮条件等方面存在不足,能达到规范要求的仅占小部分。有些单位未能落实专用独立档案用房,档案存放在各科室,或与办公室、打字室、储藏室混为一体,不利于统一管理。有些单位领导办公室,现代化设备一应俱全,而档案室条件却较为简陋,个别单位档案室形同杂物间、储藏室,文件资料随意堆放在某个角落。三是村级基本上没有档案设施。绝大部分村、社区无档案库室和专用档案装备、设备,多数村除财务、土地等档案资料归乡镇统一管理外,基本再无其他档案。村里的相关资料存放在普通的橱柜内,有些重要资料甚至由村支书自己保管,或是分散在其他村干部手中。

3、档案管理体系建设不够完善。一是管理部门履职不到位。检查、督促和指导机关、团体、企业、事业单位贯彻执行《档案法》及有关法规条例,推进档案管理工作规范化、制度化、标准化,是各级档案行政管理部门的一项重要职责。近年来,县档案管理部门未能完全担负起对全县档案工作实施监督指导职能,与基层单位工作联系较少。档案培训和执法工作开展不正常,2013年前连续多年几乎没有举办过档案业务培训班,没有开展过档案工作执法检查。对于一些严重档案违法行为,也从没依法进行查处。这种执法不严、违法不纠行为导致了全县档案管理松懈,部分档案被有意无意丢失,造成了不可弥补和挽回的损失。二是队伍机构建设需要加强。全县档案从业人员专职的少、兼职的多,而且队伍不稳定、变动频繁,内部交接手续不健全,档案工作缺乏连续性、完整性。档案从业人员业务素质和专业化水平普遍不高,多数单位档案员未参加过专业培训,持证上岗率较低,不熟悉档案业务知识,对工作开展无从下手,仅能起到资料保管员作用。有些单位档案人员兼职过多,不能专心从事档案工作。大部分乡镇未落实兼职或专职档案员,多数由党委秘书临时兼任,组织网络未能建到村、社一级。县档案局(馆)2007年升级后,未按正科级单位配备领导班子,暂无正职领导,新增的法规宣教、电子信息两项职能暂时无法落实机构配置。而且县档案馆人员缺编较多,年龄结构老化,连续三年退休6人,15人的编制现在编8人,缺编7人,40周岁以下仅2人。三是档案收集归档移交不及时。不少单位对哪些资料需要收集归档不清楚,对日常工作中形成的文件材料收集不全面、分类不合理、立卷不规范、归档不及时。一些单位对应当归档的文件材料没有实行集中统一管理,档案资料散落在各个科室。档案遗失和断档问题在许多单位不同程度存在,有些单位甚至连续多年无一份档案保存下来。前几年机构撤并过程中,由于未及时安排档案管理部门介入,档案遗失尢为严重,多数被撤并单位的档案随着机构的消失而消失,部分保留下来的档案也多处于无人管理状态。此外,档案移交不及时,全县除县“两办”外,其他单位1990年以后档案均未按时移交县档案馆,仍都留存在各自单位。

4、档案开发利用需要加快推进。一是档案信息化建设相对滞后。县档案馆及全县大部分单位没有配置档案信息化管理软硬件,全县数字档案馆(室)建设尚未起步。调研中抽查的12个县直单位中,只住建、税务部门的档案按照数字化规范要求,建立了各类电子数据库。据了解,这几年我省数字档案馆(室)建设正在快速推进,目前南京市成功创建28家数字档案馆(室),宜兴、江阴、太仓等地已经建成5A级数字档案馆,靖江成为我省江北首家4A级数字档案馆。我县档案数字化工作已远远落后于周边先进地区。二是档案综合服务水平有待提升。目前全县各档案馆(室)基本上仅起到保管、查阅作用,对档案信息的分析研究、综合加工,深度开发等工作还远远不够。档案服务经济、服务社会、服务民生等工作还没有很好地开展起来,服务范围需要不断扩大,服务形式需要不断创新,服务能力需要不断提升。三是馆藏档案特色不够明显。县档案馆现存档案主要是历史档案、文书档案、专业档案及党报党刊档案,突出反映涟水地方特色、时代特征并具有重要影响和利用价值的“精品”档案较少,高质量的档案信息产品不多。

三、在新的起点上推进档案工作跨越发展

当前,我县经济社会发展正处于重要的战略机遇期和转型期,全面建成小康社会进程的加速推进,新型工业化、新型城镇化“双轮驱动”战略的大力实施,给档案工作更好地服务大局、服务发展、服务群众提供了更加广阔的空间和舞台。近年来中央、省、市先后出台了一系列加强档案工作的政策文件,也必将极大促进档案事业发展。加强和改进档案工作也是全县人民的殷切期盼。面对新的形势和良好机遇,有县委的高度重视和正确领导,只要我们各级各部门牢牢抓住发展机遇,沉着应对各种困难,客观对待存在差距,全力解决存在问题,我县档案工作一定会尽快提升总体水平,在新的起点上实现跨越发展。为进一步提升我县档案工作水平,建议做好以下几点。

1、进一步重视和关注档案工作。档案工作是全县工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是各级各部门的重要职责。全县各级各部门要以“对历史负责、为现实服务、为未来着想”的高度,提高对档案工作重要性和必要性的认识,增强做好档案工作的责任感和使命感,真正把档案工作摆上突出位置,列入重要议程,切实加强组织领导,推进档案工作又好又快发展一是要加大组织推动力度。坚持和完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作机制,确保分工明确、各司其职,密切配合,形成合力。县政府要经常性地听取档案工作汇报,总结经验,查找不足,改进工作,及时研究协调解决档案工作中的重大问题,为档案工作顺利开展创造良好外部环境。要突出抓好督查考核,建议将档案工作纳入全县年度综合目标考核,并适当提高乡镇档案工作所占目标考核的份额,促进县乡档案工作均衡发展。要突出抓好工作落实,建议近阶段做好“四个一”:即“瞄准一个目标”。以创建国家一级档案馆为目标,研究制定我县档案工作近、中、长期发展规划和年度工作计划,分三步开展创建活动,依次完成国家三级、二级、一级档案馆达标创建。力争通过35年的努力,把我县档案馆建设成为苏北乃至全省、全国一流的国家综合档案馆。“出台一个文件”。认真落实中央两办联合下发的中办(201415号文件,结合我县实际情况,出台《关于进一步加强全县档案工作的意见》,进一步明确新形势下我县档案工作的指导思想、目标任务、工作重点和政策措施,指导规范全县档案持续快速发展。“开好一次会议”。召开全县档案工作大会,进一步统一思想,形成共识,对我县当前和今后一段时期档案工作进行具体部署。 “配强一个班子”。按照档案机构三定方案规定,尽快配齐配强档案局(馆)领导班子,完善内部职能机构,保障档案工作顺利开展。二是要加大依法治档力度。加强档案法制建设和普法教育,从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。县档案局要贯彻执行《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》,认真履行好档案行政监督管理职能,切实转变重业务活动、轻法制建设的观念,把工作重心转移到依法治档、科学管档的轨道上来,不断提高依法治档水平。县各相关部门要积极为档案管理部门依法履行执法职能提供条件,支持档案部门依法管理机关、单位的档案事务,严肃查处各类档案违法违纪案件。对损毁、丢失的档案,建议县政府及时督促相关单位予以补救,对被撤并单位的档案要明确由所并入的单位牵头负责资料收集、整理、保管和归档移交等工作。去年,县“两办”牵头对全县各部门档案进行了一次集中清理,取得了明显成效,但是基于到我县档案工作历史“欠账”较多,情况较为复杂。建议县委、县政府继续抓好档案综合执法检查工作,集中一段时间对全县进行“拉网”式的检查,进一步摸清各部门、各单位档案工作开展情况,详细列出“问题清单”,限期抓好整改落实工作。近年来,泗洪、灌南等县高度重视档案执法工作,检查活动规模大、范围广、时间长、措施实。执法检查均由一名县委常委任组长,政府、纪委和人大负责同志任副组长,对检查中发现的问题跟踪督查通报,取得了显著效果。两县档案工作在二、三年时间内可以说实现了质的飞跃,其成功做法值得学习借鉴。三是要加大档案宣传力度。充分利用各种载体和形式,大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新业绩、档案工作者投身现代化建设的时代精神。加强对我县档案资源的研究和发掘,认真设计宣传主题,创新宣传形式,推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作。增强全社会对档案工作重要性和档案资料宝贵性的认识,不断扩大档案工作社会影响力,为档案事业科学发展提供舆论支持和良好氛围。

2、进一步夯实档案工作基础。档案工作是一项复杂、难度大的工作,涉及面广、工作量大、专业性强、制约因素多。要进一步明确我县档案工作重点,找准工作抓手,以重点工作突破带动和引领整体工作上水平。一是要加强档案基础设施建设。首先,要加快县档案新馆建设步伐。按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求,通过异地新建或部门用房调剂等方法,尽快规划建设新的县档案馆,落实解决档案馆库房不足和硬件条件落后等问题。结合我县现有档案数量和当前档案工作快速发展态势,并考虑至少留足未来 2030年左右的发展空间,建议县档案新馆按国家一类档案馆标准进行建设,建筑面积以500010000平方米左右为宜。如果进行异地新建,虽然工程投入大、建设周期长,但可以向上争取到200万左右的项目专项补助资金,也有利于高起点、高标准地进行规划设计和建设。如果进行部门之间用房调剂,虽然工程投入小、建设周期短,但是争取不到上级的专项补助资金,所调剂的用房还要充分考虑档案馆建筑的相关专业标准,特别是要保证档案库房地板的承重能力,而且调剂的用房改造难度也较大,不易达到档案设施标准化、现代化和长效化的要求。建议县委、县政府统筹考虑各种因素,研究确定新馆的建设方案,加快新馆建设步伐。通过新馆建设,尽快把我县档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心。其次,要抓好基层档案室建设。各单位要结合办公场所的调整、重建,超前谋划、加大投入,做好档案库室建设和用房调剂等工作,切实保障档案用房面积,有效缓解现存库室紧张、保管条件较差的突出矛盾。对明显不符合档案管理标准的库室,建议县政府及时督促相关单位加以调整和完善,确保档案安全。有序推进村、社区档案室建设,做到村、社区档案有室可放、有人负责。二是要加强档案资源体系建设。进一步充实县档案馆馆藏档案资源,完善馆藏档案门类,优化馆藏档案结构,通过开展形式多样的档案征集活动,将散存于民间的一些珍贵历史档案、现代名人和地方特色档案等接收进馆,着力打造我县档案工作的“地方特色”和“馆藏特色”。切实做好对重大活动、重要会议、重点工程等档案资料的收集整理归档工作。加大对国有企业、科技事业单位档案工作的监督指导以及民营企业档案工作的引导服务力度。加强对承担社会管理和公共服务职能的二级单位专业档案的监督指导。及时指导改革中新设立机构建立健全档案工作。加大民生档案指导接收力度,重点在就业、住房、医疗、食品安全、收入、养老、教育、环境保护等方面做好民生档案收集和资源整合工作,不断提高县档案馆民生档案的接收比重。积极为文化建设建立档案,及时用文字、照片、录音、录像等各种形式,记录即将消失的各种文化现象,为诸如老城、老镇、老街、老校等“濒危文化”建立档案,切实承担起为国家守历史、为人类存记忆的神圣使命。三是要加强档案信息化建设。根据实际发展需要,配备和更新必要的档案信息化设备,进一步推进档案管理应用系统建设,逐步实现县、乡及村(社区)档案信息化管理系统互通、资源共享。重点加快数字档案馆(室)建设步伐。随着信息化的日益普及,过去形成的纸质等传统载体档案,如果不进行数字化,则无法进入社会的信息化系统,无法充分发挥其作用。而且,数字化也大大有利于传统载体档案的安全和证据保全。把现存的传统载体档案数字化,是各级档案馆(室)迟早都要完成的任务。建议县委、县政府及早谋划和启动我县数字档案馆(室)建设,加快制定符合我县实际的数字档案馆(室)建设路线图、时间表和总体目标。按照“存量数字化”思路,把传统载体档案数字化作为主要任务大力推进,形成倒逼机制,促动档案整理、著录、鉴定等基础业务工作加速开展。坚持“增量电子化”,积极进行电子文件的归档接收工作,严格标准规范,保证电子文件收集齐全、整理有序、归档及时。

3、进一步加大支持保障力度。一是要强化财力保障。完善档案事业投入机制,按照部门预算编制和管理有关规定,科学合理核定档案工作经费。县档案馆档案保护费2元/卷/年,要对照国家档案局办公室印发的《市、县级国家综合档案馆测评细则》,由县财政纳入预算。规范并支持社会力量参与档案事务,逐步推广政府购买服务。支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金,支持有条件的家庭建立家庭档案,着力破解档案事业发展的资金瓶颈。二是要强化制度保障。县档案局(馆)要认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范,有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些规范标准,进一步推动档案管理标准化、规范化。重点对镇、村(社区)的档案收集管理范围标准加以规范,做到应归尽归、应收尽收。尽快明确在行政区划调整、机构变动、人员调整等重点时期及县内各类临时机构、重大建设项目的档案收集管理、移交机制,确保重要档案类目收集齐全、整理规范、移交及时。各乡镇、各部门要安排专人对日常工作中形成的文字、声像、实物等原始材料,及时进行收集、整理、立卷、归档及数字化处理,存满10年后及时把档案案卷和数字化档案移交到县档案馆。三是要强化安全保障。加强档案信息安全保障建设,严格抓好档案移交、利用和数字化过程中的敏感信息和涉密档案的审查监管工作,做到敏感信息和涉密档案不公开、不外包、不上网,绝密档案不进行数字化。要严格执行开放档案鉴定工作制度,严格公布档案审批程序和权限,确保档案信息的绝对安全。对档案馆(室)管理要严格落实防火、防潮、防水、防光、防污、防毒、防虫、防鼠、防盗等“九防”要求。四是要强化队伍保障。充实县、乡档案从业人员,在配齐现有编制的基础上,可以学习借鉴宜兴、泗洪等地做法,由县政府拿出部分公益性岗位,通过招聘一批合同制人员,解决县、乡档案队伍力量薄弱问题。建立健全档案人才选拔、培养和使用机制,促进人尽其才,才尽其用。县档案局(馆)每年要至少举办一次档案工作培训班,积极开展形式多样的档案学术研究、科研评比和交流活动,充分调动档案干部学习业务、钻研业务的积极性。各部门、各单位要切实保证档案队伍稳定,保证兼职档案员的业务素质和工作时间,确保档案工作连续性、完整性、严肃性。

4、进一步推进档案服务工作。利用服务档案部门连接外部世界的桥梁,也是档案工作的终极目标。一是要拓展服务内容。全县各级各部门要积极主动开发档案信息资源,切实为党委政府科学决策提供档案资政服务。要努力适应和准确把握人民群众日益增长的档案利用需求,科学整合各种档案资源,尤其是民生档案资源,提供“一站式”的民生服务。推进新农村档案信息资源共享工作,让更多的农民和市民一样,享受到同等的档案公共服务。要增强档案教育的实效性,逐步把县档案馆建设成为爱国主义教育基地、思想道德教育基地。二是要创新服务形式。依法做好档案查阅服务,进一步改进查阅方式,简化利用手续,最大限度满足利用者需求。积极通过编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、送档案信息进农村和社区等多种形式,全方位为社会提供档案信息服务。2013年,国家档案局搭建了全国开放档案信息资源共享平台,建议我县也要根据上级要求,进一步推进开放档案及政府公开信息上传工作,实现信息资源共享,建立起高效、便捷的档案利用体系,让档案公共服务惠及更多百姓。三是要提升服务能力。紧紧围绕“提前达小康、加快现代化”的奋斗目标及新型工业化、新型城镇化“双轮驱动”战略的实施,探索和落实档案工作为全县经济社会发展服务的有效措施,不断提升档案工作服务大局、服务社会、服务民生的能力,使档案工作真正融入经济社会发展的主战场,不断满足人民群众对档案利用服务的新需求,切实发挥档案在资政、凭证、记史等方面的独特作用,确保档案工作与全县深化改革、加快发展和改善民生等工作同频共振、协调发展。(执笔人 谷桂林)

 



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